Руководители контролируют сотрудников — от их продуктивности и компетентности зависит успех бизнеса. Есть разные методы контроля, включая достаточно экстремальные, нарушающие личное пространство работника — например, установка видеокамеры на рабочем месте или прослушивание разговоров. Наиболее мягкий и при этом действенный — анализ отчетов о проделанной работе, которые сотрудники компании готовят самостоятельно.
Рассказываем, как составить отчет о проделанной работе, делимся рекомендациями к оформлению и приводим пример.
Кто и зачем использует отчет
Руководитель. Подробный письменный доклад помогает начальнику определить, насколько качественно и с какой скоростью подчиненный выполняет поставленные задачи. Слабых работников, которые не соответствуют требованиям и не приносят пользу компании, штрафуют или вовсе увольняют. Продуктивных специалистов премируют или повышают.
Персонал. Регулярное составление отчетов о проделанной работе помогает сотрудникам поддерживать самодисциплину, вести своеобразный трекер рабочих задач и определять точки роста. Регулярно формируя отчеты, работники более рационально распределяют рабочее время, оценивают свои успехи и недочеты.
Бесплатное приложение Mango Talker поможет оптимизировать общение с подчиненными и коллегами и упростить организацию регулярных онлайн-совещаний и созвонов. С его помощью вы сможете создавать групповые каналы и чаты, сохранять контакты сотрудников в облачной адресной книге и подключать к конференции участников по мобильной связи или посредством специальной веб-ссылки.
Форма и содержание отчетов
Кто, что, когда и в какой форме должен отражать в отчетах, прописывают в локальных нормативных актах компании, должностной инструкции или трудовом договоре.
Документ готовят по запросу руководителя или регулярно. Например, каждый день, неделю, квартал или год. Обычно его предоставляют в электронном виде — форматах Word или Excel. Реже — в виде выгрузки из CRM, текстового сообщения в рабочем чате или на бумаге.
Трудовое законодательство не предусматривает четких сроков, сколько нужно хранить отчеты сотрудников. Компании самостоятельно устанавливают срок хранения, учитывая специфику сферы деятельности предприятия и особенности работы конкретного структурного подразделения. То же касается и требований к оформлению — унифицированных образцов нет, но есть общие рекомендации. Исключение — форма № Т-10а для отчета о командировке.
Как отчитываться на удаленке
С 2021 года удалённые сотрудники обязаны отправлять руководителю еженедельные и ежемесячные отчёты о результатах работы. Документ предоставляется в электронном виде. В нём указывают, какие задачи выполнил специалист за отчётный период, а также какие инструменты и технические средства использовались (особенно если доступы оплачиваются работодателем).
Как написать отчет о проделанной работе
Отсутствие жёстких требований к составлению отчёта нередко вызывает затруднения у сотрудников. Они не знают, с чего начать и какие детали указать. В результате руководитель получает нелогичный текст, из которого сложно понять реальный вклад работника. Чтобы избежать этого, придерживайтесь проверенной структуры.
Стандартная структура отчёта включает следующие разделы:
-
Составьте список выполненных задач. Перечислите все поручения, которые вы выполнили за отчётный период. Формулируйте чётко и конкретно: например, «Подготовил презентацию по Q2», «Провёл 5 клиентских звонков», «Обновил базу данных».
-
Укажите результаты работы. Покажите достижения с помощью цифр и фактов: «+15% к конверсии», «обработано 30 заявок», «снижена нагрузка на сервер на 20%». Это поможет руководителю оценить ваш вклад.
-
Опишите планы на следующий отчётный период. Кратко укажите, над чем будете работать: «Запустить рекламную кампанию», «Подготовить отчёт по KPI», «Обучить нового сотрудника».
-
Перечислите проблемы, с которыми столкнулись. Опишите трудности объективно: нехватку данных, задержки со стороны других отделов, технические сбои. Это покажет, что вы анализируете процесс и готовы к диалогу.
Для ежемесячных и ежегодных отчётов рекомендуется добавить два дополнительных пункта:
-
Проведите анализ собственной эффективности. Оцените, насколько вы достигли поставленных целей, какие навыки развивали, где были потери времени. Это демонстрирует зрелость и саморефлексию.
-
Предложите улучшения в трудовом процессе. Наметьте, что можно изменить: автоматизировать рутинные задачи, пересмотреть коммуникацию между отделами, внедрить новый инструмент. Такие инициативы ценятся руководством.
Если сотрудник не справился с какой-то значимой задачей, он должен отразить это в отчете и объяснить причину.
Отчет можно дополнить таблицами, диаграммами, схемами и изображениями, приложить к нему чеки, квитанции, копии договоров. В начале документа сотрудник указывает ФИО, а в конце ставит дату и подпись.
Пример отчета о проделанной работе
Рассмотрим образец отчета о проделанной работе библиотекаря.
Что будет, если не сдать отчет
Руководитель может наказать сотрудника, который не сдал отчет, если обязанность прописана в его должностной инструкции или трудовом договоре. В этом случае ему грозят замечание или выговор.
Коротко о главном
-
Отчет о проделанной работе — это внутренний документ компании. Требования к его содержанию и оформлению прописывают в локальных нормативных актах.
-
Отчет позволяет руководителю поддерживать дисциплину в коллективе, оценивать продуктивность и компетентность подчиненных.
-
Документ имеет четкую структуру, в которую входят список задач, результаты работы, планы на следующий отчетный период. Также в отчете сообщают о возникших проблемах и задачах, которые не удалось решить. В ежемесячный и годовой отчеты добавляют два пункта: анализ личной эффективности и рационализаторские предложения.
-
Для наглядности дополняйте отчет таблицами, схемами и диаграммами, прикладывайте к нему чеки и другие документы.
< читать Журнал
