Бизнес-встречи бывают разными: от внутренних совещаний до переговоров с партнерами и онлайн-презентаций для клиентов. Но для любого формата важно собрать всех участников в едином онлайн-пространстве так, чтобы связь была стабильной и качественной, а процесс управления встречей — простым.
Для эффективной организации онлайн-встреч используют специальные решения для конференц-связи: например, такие функции есть у офисных мини-АТС и облачных АТС. Разбираемся, как устроены онлайн-конференции и как выбрать решение для бизнеса.
Что такое конференц-связь
Конференц-связь — это технология, которая позволяет нескольким участникам одновременно общаться в едином канале. В отличие от обычного звонка, где соединяются два абонента, конференц-звонок объединяет сразу целую группу: сотрудников внутри компании, удаленных коллег, партнеров или клиентов.
Встречи могут проходить как в аудио-, так и в видеоформате. Если используется видео, то формат называется ВКС (видеоконференцсвязь). Аудиоконференции удобны для оперативных созвонов и планёрок, а видеоконференции — для презентаций, обсуждения проектов или переговоров, где важна визуальная часть. В обоих случаях компания получает аналог переговорной комнаты в цифровом формате.
Ключевые возможности конференц-связи
Рассмотрим, что можно делать с помощью конференц-связи, помимо самой организации встреч.
Записывать разговоры. Запись конференций помогает фиксировать решения, готовить протоколы и обучать новых сотрудников. Например, после стратегического совещания руководитель может поделиться записью с теми, кто не смог присутствовать, чтобы они изучили принятые решения и задачи.
Модерировать встречи. Ведущий управляет правами участников и ходом конференции: например, включает и отключает микрофоны, передает право голоса спикерам согласно плану встречи. Это особенно полезно для вебинаров или больших совещаний с партнерами, чтобы избежать хаоса и обеспечить порядок.
Совместно работать над материалами и демонстрировать экран. Участники могут показывать презентации, документы или работать на виртуальной доске. Например, команда маркетинга совместно корректирует презентацию для клиента в реальном времени, а менеджеры проекта обсуждают и редактируют техническую документацию вместе, даже находясь в разных городах.
Проводить встречи в разных форматах. Например, это может быть:
- конференция, где голос участникам по очереди дает модератор;
- вебинар, где говорит ведущий, а участники могут только писать в чате;
- мозговой штурм, где все могут одновременно говорить и делиться идеями.
Интеграция ВКС с корпоративными системами
Современные системы видеоконференций можно интегрировать с внутренними корпоративными сервисами. Это упрощает и автоматизирует проведение конференций.
Например, конференц-связь можно интегрировать:
- С календарем. Это дает возможность назначать встречи прямо из календаря компании. Например, руководитель ставит событие «Планерка отдела» на 10:00, и система автоматически создает ссылку для подключения, а всем участникам приходит приглашение с напоминанием.
- С электронной почтой. При такой интеграции приглашения на конференцию можно рассылать по корпоративной почте вместе с кнопкой, по которой можно присоединиться ко встрече. Сотруднику не придется искать сообщение со ссылкой в мессенджере или уточнять у коллег.
- С CRM. Это позволяет сотрудникам звонить клиентам и коллегам, участвовать в видеоконференциях и управлять данными клиентов в едином окне CRM-системы. Прямо из карточки клиента в CRM можно создать новую встречу в сервисе видеоконференций. Все звонки, видеовстречи и заметки сохраняются в CRM, что позволяет отслеживать все коммуникации.
Такая автоматизация снижает количество рутинных действий — не нужно вручную создавать ссылки, рассылать их или напоминать участникам. Все делается автоматически.
Как подключить конференц-связь
Для конференц-связи нужны устройства для приема и передачи звука и изображения, которые могут быть разными. Выбор оборудования зависит от формата встреч, требований к качеству и числа участников.
Базовый уровень. Для подключения к конференции достаточно ноутбука или смартфона. Встроенные камера и микрофон подходят для коротких разговоров, но качество звука и изображения ограничено, а все внешние шумы будут слышны на линии.
Оптимальный уровень. Если сотрудник часто участвует в совещаниях, лучше использовать гарнитуру или отдельный USB-микрофон. Гарнитура снижает посторонние шумы и делает голос разборчивым, что важно для удаленных участников. Для видео используют веб-камеру: она повышает четкость изображения и создает более профессиональное впечатление.
Продвинутый уровень. Для переговорных комнат, где собирается сразу несколько человек, используют конференц-камеры и внешние микрофоны с круговым захватом. Камера с широким углом охватывает всю комнату, что создает эффект присутствия. Круговой микрофон улавливает речь всех присутствующих и передает ее без эха и провалов, благодаря чему удаленные коллеги слышат всех одинаково четко.
Профессиональный уровень. В крупных компаниях, конференц-залах и для регулярных онлайн-презентаций ставят комплексные решения. Для звука используют спикерфоны, потолочные микрофоны и системы шумоподавления, а для передачи видео — профессиональные камеры и видеотерминалы с HD-качеством изображения. Это оборудование обеспечивает максимально чистый звук и изображение, даже если в мероприятии одновременно участвуют десятки людей.
Как выбрать решение для организации конференций
Для организации видеоконференций компании могут использовать отдельные сервисы для ВКС или АТС со встроенной конференц-связью: физическую или облачную.
Офисная мини-АТС
Мини-АТС (мини-автоматическая телефонная станция) — это физическое оборудование, которое устанавливается в офисе. Она соединяет все внутренние телефоны компании (проводные и виртуальные IP-телефоны), а также обеспечивает связь с внешними линиями.
Как мини-АТС используют для конференц-связи:
- Сотрудники могут находиться в разных кабинетах, этажах или даже филиалах — мини-АТС позволяет собрать их в один разговор без перемещений по зданию. Руководитель может быстро соединить несколько специалистов сразу (например, бухгалтера, юриста и менеджера) и оперативно решить вопрос.
- Удобно вести запись переговоров для фиксации договоренностей, не нужно протоколировать совещания.
- В крупных организациях мини-АТС объединяют несколько офисов в общую сеть, и тогда конференции выходят за пределы одного здания.
- Компании с повышенными требованиями к безопасности (заводы, госструктуры) используют мини-АТС для внутренних совещаний без выхода в интернет — такие переговоры нельзя прослушать или перехватить извне.
Форматы конференций через мини-АТС:
- пошаговое подключение участников — новые собеседники добавляются по мере необходимости;
- одновременный вызов группы — система соединяет всех участников сразу;
- виртуальная «конференц-комната» — сотрудники набирают короткий номер, и станция автоматически формирует совещание.
Подключение внешних участников тоже возможно, но требует отдельной настройки: либо через телефонные линии, либо через VPN.
Когда выбирать: мини-АТС чаще используют именно для внутренних конференций, где важны скорость и отсутствие зависимости от внешнего интернета. Хорошо подходят для компаний с одним большим офисом или несколькими мини-АТС, которые объединены в одну сеть.
Стоит учесть, что физическую АТС сложно масштабировать: количество линий ограничено, и для расширения сети нужно закупать оборудование, а иногда и менять станцию полностью.
Облачная телефония (виртуальная АТС)
Облачная АТС — это полноценная виртуальная телефонная станция, в которой видеоконференции и звонки встроены как функция. В отличие от физической мини-АТС, для ее развертывания не нужна инфраструктура. Все звонки и видеоконференции проходят через интернет, а управление настройками происходит через единый интерфейс: личный кабинет или веб-панель.
Преимущества облачной АТС для конференц-связи:
- Быстрое подключение сотрудников. Новые сотрудники начинают участвовать в конференциях сразу после получения логина.
- Гибкость и масштабирование. При увеличении числа участников компания легко добавляет новые линии и расширяет возможности конференций.
- Доступ с любого устройства и локации. Сотрудники могут участвовать из дома, кафе или поездки, используя ноутбук, планшет или смартфон.
- Централизованное управление. Через веб-интерфейс можно отслеживать текущие конференции, видеть участников, назначать модераторов и контролировать запись.
С ней можно:
- создавать виртуальные переговорные комнаты с короткими номерами;
- прослушивать запись конференций в любой момент в личном кабинете;
- подключать участников по ссылке или номеру телефона;
- участвовать во встрече даже без интернета через обычную мобильную связь (аудио);
- демонстрировать экран, писать в чат и обмениваться файлами прямо во время встречи;
- выбирать тип подключения: конференция может быть гибридной — кто-то участвует через видео, а кто-то через аудио.
Когда выбирать: виртуальную АТС с ВКС удобно использовать, когда нужны регулярные аудио- и видеоконференции не только внутри компании, но и с внешними участниками. Дополнительный плюс по сравнению с физической АТС: облачную АТС при необходимости можно легко масштабировать без вложений в инфраструктуру. Дополнительные линии подключаются за минуты без необходимости вкладываться в новое оборудование.
Коротко
- Конференц-связь — это цифровая переговорная, где участники общаются в аудио- и видеоформате, находясь в разных локациях.
- Из оборудования для организации конференц-связи понадобятся устройства с камерой и микрофоном.
- У современных решений для ВКС есть много функций: запись разговоров, модерация совещаний, совместная работа над материалами и другие.
- Конференции можно проводить с помощью внешних сервисов, физической мини-АТС или облачной АТС со встроенной конференц-связью. Выбор зависит от задач компании.
